ERP（企業資源規劃）系統是整合了銷售、製造、研發、財務和人力資源等一切企業營運整體的資源，並以模擬的方式來提供企業主進行決策的評估。當利用資訊系統來整合和控管企業的活動時，一切都以標準化的方式來作業，這對以往以經驗掛帥的企業生態將產生相當大的衝擊。所以在導入ERP系統時，企業主和員工的配合是相當重要的。惟有以正確的觀念，企業上下和系統顧問一齊努力，資訊化才會成功。
下圖說明輔導流程
需指定由一高階主管統籌分配權責，並從小組中指定兩位專員全程參與上線的進行。其中一人負責軟體系統，另一人員負責I T的架構。這個部份不可掉以輕心，人員更應慎重選擇。因為至少必須要有一個人員完全了解企業運作的方式和軟體系統的結構，一來便於接受軟體公司的技術移轉，二來將來在系統上線和維護上會有莫大的助益。一般而言，會建議由電腦部門的人員擔任這個職務。
2.檢討並規劃企業流程和系統流程
由專案小組和軟體系統顧問共同討論企業作業的流程如何和軟體系統相結合，並擬出系統上線目標和時間表。
3.系統安裝
決定各項軟硬體設施的配置，安裝過程中兩位專員應全程參與。這樣將有助於未來的維護工作。
4.資料規劃
收集整理企業內部的資料，進行分析和電腦化的編碼。再將這些基礎資料輸入至系統中，以利將來作業的進行。
5.流程規劃
由專案小組討論後擬訂企業的作業流程，並將作業流程結合電腦系統訂出各項作業的辦法，依據辦法來實行。
6.教育訓練
由系統顧問到廠提供教育訓練，使每位使用者都能瞭解ERP系統的流程和各項作業的操作方式。
依各子系統的範圍來區分訓練的項目
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課程項目 |
課程簡介 |
建議參加人員 |
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基礎操作說明 |
包括了啟動說明、主檔操作說明、報表瀏覽操作說明、表單格式修改、功能鍵使用說明等。 |
全體人員 |
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系統參數設定 |
包括了單據編碼設定、單據流程設定等 |
系統管理者和相關主管 |
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企業與公司組織 |
包括企業和公司資料建立與設定 |
系統管理者和相關主管 |
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客戶和廠商管理 |
客戶/廠商/部門基本資料輸入 |
業務/採購/生管相關人員 |
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產品資料管理 |
包括物料的建檔和設定值、BOM物料清單的建置 |
R&D及生管相關人員 |
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營業管理系統 |
包括了預測、報價、訂單、出貨、應收帳款和收款沖銷等作業 |
業務及會計相關人員 |
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MRP生管系統 |
包括生產排程、MRP再生作業、物料和產能分析等作業 |
生管/外包/採購相關人員 |
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請購管理系統 |
包括了製令請購、委外請購和採購請購等 |
生管/外包/採購相關人員 |
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採購管理系統 |
包括詢價、採購、進貨、應付帳款和付款沖銷等 |
採購及會計相關人員 |
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製令管理系統 |
包括製令、製令備料、製令發料和製令完工等 |
生管/生產線/倉儲相關人員 |
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委外管理系統 |
包括委外、委外備料、委外發料和委外完工等 |
生管/外包/倉儲相關人員 |
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檢驗管理系統 |
包括收料、檢驗報告、驗收入庫等 |
倉儲/品管相關人員 |
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庫存管理系統 |
多倉庫/盤點/庫存帳卡/調撥/庫存異動 |
倉儲/生管相關人員 |
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應收付管理系統 |
包括開立發票、發票登錄、應收付帳款處理 |
倉儲/財務會計相關人員 |
根據作業辦法在電腦上直接運行測試，應注意各部門間的協調和使用者所回饋的訊息。
8.系統稽核與檢討
針對模擬作業來查核系統內的資料是否正確，並稽核作業流程的順暢性和是否符合企業的期望。並檢討未能達到預期目標和需要調整的部份。如有需要，應針對差異的部份予以修改。
9.個案增修
因每個企業有其獨特性，且對系統著重的部份也不盡相同。故在軟體上可因不同的要求作合理範圍內的修改，以符合企業的需求。
10.全面上線
在正式上線階段，所有人員按作業標準執行，輸入各項作業。
11.檢討與調整
針對上線後所產生的需求和問題提出檢討和調整。這個部份是不斷的進行的，時時檢討和調整才能順應企業的需求。
12技術移轉
透過企業內部的CIO
(Chief Information Officer) 和MIS
人員以訓練的方式將必要的系統技術移轉至使用者端。
13.結案
整理出完整的輔導過程報告，保留輔導的過程記錄，以利企業運作持續不斷，並以滿意度調查作為持續改進的依據。
14.熱線諮詢
提供熱線電話在系統上遭遇問題時能夠即時反應處理，縮短閒置的時間
依據以上說明的程序，安排的時數如下：
1.檢討並規劃企業流程和系統流程（5人天）
由軟體顧問和企業內的專案小組共同規劃企業的流程和如何套用在軟體系統，並擬出上線進度的時間表。
2.系統安裝（2人天）
安裝設定軟體系統（含伺服器端和使用者端）。若企業本身I T結構較弱，此部份會多花一點時間在安裝和調整設定。
3.資料規劃（5人天）
由專案小組討論並制訂出每項資料的編碼原則（如料號、客戶編號、各項單據編號等），如企業本身已有編碼此部份時間可以縮短。
4.流程規劃（6人天）
由專案小組和軟體顧問共同制度執行系統的流程，並訂立ERP系統的作業辦法，讓所有的使用者有所依歸。
5.教育訓練（2人天/1個模組）
讓每個使用者學習操作系統的各項功能，由於系統分為多個模組來架構，如營業系統、採購系統等，預計一個模組需要2人天。
6.上機模擬（5人天）
按照作業辦法實際上機執行作業，模擬所有企業的流程和活動，
7.稽核與檢討（5人天）
稽核電腦系統內的資料正確性，並對在上機模擬所遭遇到的流程問題和系統問題加以檢討，並修正標準作業程序，這個步驟應是不斷的修正與調整，期能讓電腦化更加的完善。
8.個案增修（10人天）
電腦系統無法滿足企業的要求可分成兩大部份，一是表單的格式，另一是系統的流程。表單的格式儘可依企業的需求加以編修，系統的流程只可在不動到主結構的狀況下修改。提供此項目讓企業使用將更方便。
9.全面上線（5人天）
企業各部門按標準操作程序全面上線使用。此時應對使用者回饋的訊息加以記錄，作為檢討的根據。
10.檢討與調整（10人天）
根據使用者回饋的訊息檢討調整作業標準程序，期讓系統更能符合企業的運行。這個部份是持續不斷的進行的，將由專案小組或電腦部門來接手運作。
11.技術移轉（5人天）
由軟體公司教育訓練前述的兩位專責人員，以利於企業自行維護系統。
總共輔導上線的時數預估為100個人天。
在系統上線的過程中常常會遇到許多的問題，其中可能還包括了企業運行的流程和使用者的態度。企業主千萬不可掉以輕心，認為把一切交給電腦軟體即可。實際上，惟有企業上下和軟體顧問同心協力，按步就班的上線並時時檢討，電腦化的成功是指日可待的。